Детальний гід з написання корпоративних повідомлень з прикладами й безплатним шаблоном

Корпоративні повідомлення можуть бути не найяскравішою формою комунікації, але це один з найефективніших інструментів для того, щоб тримати команду в курсі справ. Незалежно від того, чи обговорюєте ви політику компанії, анонсуєте нові проєкти або ділитеся важливими новинами, вміння скласти ефективне повідомлення має вирішальне значення.

Правильно сформульовані повідомлення гарантують, що всі будуть на одній хвилі, тож сприймайте їх як ваш корпоративний мегафон.

У цьому гіді ми розповімо вам все, що потрібно знати про бізнес-повідомлення. Від пояснення, що ж таке корпоративні повідомлення, до практичних кроків з їхнього написання. Щобільше, ми додали приклади й шаблон, щоб спростити вам життя. Тож продовжуйте читати, щоб опанувати цей формат!

Що таке корпоративні повідомлення

Корпоративне повідомлення, пам’ятка або нотатка — це офіційне письмове повідомлення, яке використовується переважно в діловому середовищі для поширення інформації, новин або інструкцій всередині компанії. Воно має бути коротким і чітким, щоб ваша команда точно зрозуміла, що відбувається.

Важливо не плутати корпоративне повідомлення зі звітом. Цей текст має бути лаконічним і дуже прицільним. Нічого зайвого, лише факти. Корпоративні повідомлення призначені лише для внутрішнього користування, тому, хоча в ньому має бути збережений професійний тон, воно не повинно бути надто формальним. Лише чітка інформація, яку кожен може легко засвоїти.

Наприклад, у Depositphotos корпоративні повідомлення часто розсилають з нагоди виходу нових проєктів на кшталт “Осінніх трендових кольорів” або ексклюзивних колекцій.

Яка різниця між корпоративним повідомленням і електронним листом

Електронні листи — чудовий інструмент. Вони можуть бути як формальними, так і неформальними. Вони миттєво доставляються і можуть перетворюватися на чати в реальному часі. Водночас вони мають зовсім іншу мету, ніж корпоративні повідомлення.

Електронні листи ідеально підходять для швидкого і невимушеного спілкування, можуть охоплювати різні теми й надсилатися як окремим особам, так і невеликим групам колег.

Корпоративні повідомлення зазвичай призначені для одностороннього поширення інформації. Вони зосереджені на важливих, переважно формальних оголошеннях, наприклад, про зміни в політиці, нову стратегію та керівні принципи. Вони також доречні, коли менеджер хоче переконатися, що всі поінформовані.

Якщо підсумувати, корпоративні повідомлення вважаються більш формальними й менш “розмовними”, ніж електронні листи, і зазвичай передбачають ознайомлення з важливою інформацією.

7 простих кроків з написання корпоративного повідомлення

Дотримуйтеся наших рекомендацій, щоб створити корпоративне повідомлення, яке помітять, прочитають і, що головне, сприймуть як керівництво до дії.

1. Сформулюйте мету

Що саме ви хочете повідомити? Сфокусуйтеся на головному й уникайте непотрібних деталей.

2. Придумайте тему

Важливо, щоб читачі з першого погляду розуміли, про що йдеться в повідомленні. У цьому вам допоможе тема. Переконайтеся, що вона чітка і вміщується в один рядок.

3. Не забудьте про вступ

Почніть з одного-двох коротких рядків, що пояснюють контекст вашого сповіщення. Надайте достатньо інформації, щоб читач зрозумів, чому ви надсилаєте це повідомлення.

4. Поділіться основною інформацією

Це тіло вашого повідомлення. Викладайте деталі, але пам’ятайте, що вони мають бути стислими. Розбивайте текст на абзаци на для швидкого та легкого читання, а також використовуйте списки, якщо вам потрібно висвітлити кілька пунктів.

Знайдіть більше ідей у статті “Сила сторітелінгу: як покращити залученість за допомогою історій”.

5. Розпишіть наступні кроки

Ваше повідомлення має містити чіткі інструкції до дій, якщо це необхідно. Переконайтеся, що ці кроки легко виконувати. Вказуйте виконавців, дедлайни та будь-яку іншу важливу інформацію, щоб уникнути непорозумінь.

6. Додайте кінцівку

Не знаєте, як закінчити корпоративне повідомлення? Підсумуйте ключові моменти, додайте заклик до дії або подякуйте за увагу.

7. Перевірте декілька разів

Помилки — це головний ворог у випадку з корпоративними повідомленнями. Перегляньте текст на предмет ясності та граматичної правильності. Переконайтеся, що стиль відповідає вашій аудиторії та темі. Перевірте все ще раз, перш ніж надсилати.

Потрібне зображення для вашого повідомлення? Відкрийте для себе бібліотеку Depositphotos з мільйонами високоякісних ліцензійних зображень. Скористайтеся нашим інструментом для видалення фону, щоб відредагувати непотрібні деталі, або інструментом для збільшення зображень без втрати якості.

Приклади корпоративних повідомлень

Якщо ви ще не зрозуміли чітко, як сформулювати корпоративне повідомлення, не хвилюйтеся. Ось п’ять наочних прикладів з різними сценаріями, які надихнуть вас на створення власних сповіщень:

Корпоративне сповіщення про нову політику

Тема: З 1 січня набуває чинності нова політика віддаленої роботи

Друзі,

З 1 січня ми впроваджуємо нову політику віддаленої роботи. Тепер у вас буде можливість працювати з дому два дні на тиждень. Будь ласка, переконайтеся, що ви ознайомилися з повною версією політики до 20 грудня.

З повагою,
Вадим

Корпоративне повідомлення про збори

Тема: Щомісячні збори Sales-команди – наступна п’ятниця о 10:00

Привіт всім,

Нагадую, що щомісячні збори Sales-відділу перенесені на наступну п’ятницю. Початок о 10:00 в головному конференц-залі. Будь ласка, приходьте з вашими звітами щодо продажів.

З найкращими побажаннями,
Вікторія

Корпоративне повідомлення про проєкт

Тема: Новини про проєкт Star

Вітаю команда,

Новини щодо проєкту Star: наразі ми трохи відстаємо від графіка і не зможемо вкластися в заплановані терміни. Перша фаза перенесена на кінець наступного тижня.

Терміни другої фази були відповідно оновлені. Будь ласка, перегляньте прикріплений графік для отримання детальнішої інформації. Менеджери, будь ласка, передайте цю інформацію своїм командам та зовнішнім партнерам, щоб усі були в курсі.

Дякую,
Євген

Корпоративне повідомлення про нових співробітників

Тема: Вітаємо Олену – нову директорку з маркетингу

Привіт всім,

Ми раді повідомити, що Олена приєднається до нас як нова маркетинг-директорка з наступного понеділка. Вона має великий досвід роботи в цій галузі та глибоке розуміння нашого бренду і цільового ринку. Ми з нетерпінням чекаємо на зустріч!

Будь ласка, підготуйте короткі інтро про свої команди та поділіться OKR, над якими ви зараз працюєте, до кінця цього тижня. Візьміть до уваги, що перші 2-3 місяці будуть здебільшого присвячені входженню в курс справ, тому будьте терплячі з питаннями та завданнями. Тим часом ви можете писати мені з нагальними питаннями.

Дякую за увагу,
Максим

Корпоративне повідомлення про запит на відгук

Тема: Потрібен відгук щодо нової функції Star

Привіт, команда,

Ми чекали на цей момент понад три місяці! Нова функція Star нарешті доступна, і ми хотіли б почути ваші відгуки.

Протягом наступного місяця, будь ласка, знайдіть час, щоб вивчити цю функцію та користуватися нею якомога більше. Поділіться своїми думками через прикріплену форму зворотного зв’язку.

Якщо у вас виникли будь-які проблеми, будь ласка, зв’яжіться з нашою Security-командою електронною поштою або через Slack.

Дякую,
Дарія

Шаблон корпоративного повідомлення

Щоб заощадити ваш час, ми підготували простий шаблон корпоративного повідомлення, який можна легко відредагувати відповідно до ваших потреб. Просто заповніть його потрібною інформацією!

Кому: [Ім’я отримувача]

Від кого: [Ваше ім’я]

Дата: [Сьогоднішня дата]

Тема: [Тема вашого повідомлення]

Привіт, [Ім’я отримувача],

[Вступ: чому ви пишете це повідомлення]

[Основна частина: тут ви занурюєтеся в деталі. Робіть абзаци короткими й зрозумілими. За потреби використовуйте марковані або нумеровані списки]

[Висновок: який основний висновок? Чи потрібні певні дії? Чи є дедлайни? Зазначте реальні наступні кроки]

З найкращими побажаннями,

[Ваше ім’я]

Адаптуйте шаблон залежно від аудиторії та повідомлення, яке ви доносите.

Чого не варто робити при написанні корпоративного повідомлення

Ефективність корпоративного повідомлення залежить від того, наскільки воно зрозуміле. Навіть досвідчені автори можуть час від часу помилятися. Але не хвилюйтеся: ми маємо кілька порад, чого краще уникати під час написання корпоративних повідомлень.

Ускладнювати повідомлення

Ви пишете не роман. Викладайте думки стисло і лаконічно. Відкиньте все зайве і зосередьтеся на тому, щоб донести своє повідомлення якомога чіткіше. Якщо вашим читачам доведеться продиратися крізь нагромадження тексту, ви втратите їх вже на третьому реченні.

Якщо у вас багато важливої інформації, ми рекомендуємо розбити її на кілька повідомлень або зібрати деталі в документ, який ви можете прикріпити. Якщо це неможливо, згадайте ключові ідеї, колег і дедлайни на самому початку, адже немає гарантії, що люди дочитають ваш текст до кінця.

Використовувати неправильний стиль подання інформації

Оскільки корпоративні повідомлення використовують для внутрішньої комунікації, важливо зберігати правильний баланс між професійним і розмовним стилями. Текст не повинен бути надто суворим, але водночас не має звучати як повідомлення найкращому другові. Уникайте використання жаргону, який може заплутати читачів.

Резюме

Пам’ятайте, що добре написані корпоративні повідомлення можуть стати запорукою налагодження ефективної комунікації у вашій компанії. Тепер, коли у вас є інструменти та універсальний шаблон, ви можете сповіщати про важливі зміни або тримати свою команду в курсі подій за допомогою корпоративних повідомлень, які люди дійсно захочуть читати.

Якщо ви працюєте в команді над маркетинговими й креативними проєктами, вам можуть знадобитися фотографії, аудіо та відео для втілення творчих ідей в життя. На щастя, Depositphotos має все необхідне для будь-яких креативних завдань. Від окремих файлів до пакетів або всієї бібліотеки — оберіть план, який ідеально підійде саме вам.

Переглянути бібліотеку