Запити на інформацію, цінову пропозицію і комерційну пропозицію: як їх скласти

Поговорімо про бізнес! Працюючи над великим проєктом, який вимагає більше ресурсів, ніж у вас є, ви зрештою дійдете до моменту, коли потрібно буде звернутися до підрядників. Тут, як і з онлайн-закупівлями, ви нічого не зробите без ретельного дослідження. І правильно, адже для успіху проєкту вам потрібно знайти найкращого партнера для подальшої співпраці — розумного, досвідченого, пунктуального і відповідального.

Гадаєте, це непосильне завдання? Не переживайте, ми допоможемо. Головне — мати в арсеналі правильні інструменти, і ви впораєтесь із усім як справжній профі. Ось вам ідеальне тріо дієвих засобів: запит на інформацію (RFI — Request for Information), запит на цінову пропозицію (RFQ — Request for Quote) і запит на комерційну пропозицію (RFP — Request for Proposal). Це не просто модні слова — це секретна зброя, яка допомагає компаніям знаходити потрібних постачальників і приймати зважені рішення щодо закупівель.

Проте до складання кожного із запитів потрібен окремий підхід. Отже, з’ясуймо, що це за інструменти і навіщо вони потрібні.

До речі, якщо ви шукаєте джерело креативного контенту для свого проєкту, ви потрапили саме туди, куди треба! Depositphotos має понад 300 мільйонів ліцензійних файлів, які вже допомагають компаніям з усього світу втілювати креативні ідеї. Зв’яжіться з нами й отримайте гнучке рішення, розроблене спеціально для вас, або просто зареєструйтеся й завантажуйте зображення, відео та музику з нашої бібліотеки.

Зв’яжіться з нами

Що таке запит на інформацію (RFI)

Уявімо ситуацію: ви шукаєте ідеального постачальника, але спершу вам треба прозондувати ринок. Скористайтеся запитом на інформацію — надійним інструментом збирання даних про можливості та асортимент послуг потенційних постачальників. Ви ніби закидаєте широку сітку, щоб зрозуміти ринок і відібрати відповідні рішення.

З чого складається запит на інформацію і як його написати

Потреби: окресліть, що шукає ваша компанія. Зазначте, яка інформація вам потрібна і навіщо.
Можливості: ставте запитання, які дозволять глибше вивчити пропозиції постачальника, щоб зрозуміти, чим він може вам бути корисним. Будьте конкретними.
Ціни: отримайте загальне уявлення про вартість товарів чи послуг, не заглиблюючись у зайві деталі.
Інструкції: надайте постачальникам чіткі вказівки щодо того, як і коли надсилати відповіді. Подбайте, щоб постачальники знали всі правила — від дедлайнів до формату.
Редагування: перечитайте запит і відредагуйте його, щоб він мав бездоганний вигляд. Зробіть його стислим, чітким та вичерпним. Є можливість отримати відгуки від зацікавлених сторін? Це завжди вдалий хід.
Розсилка: розкиньте сіті якомога ширше, надіславши запит на інформацію великому колу постачальників. А потім будьте напоготові — відповідайте всім, хто відгукнувся на запит, і прояснюйте будь-які питання. Ваші відповіді мають бути швидкими й детальними.

Що таке запит на цінову пропозицію (RFQ)

Шукаєте найвигіднішу пропозицію? Тоді саме час скористатися запитом на цінову пропозицію (RFQ). Це основний інструмент для отримання цінових пропозицій на конкретні товари чи послуги від потенційних постачальників. Якщо у вас є чіткі вимоги, а основну увагу зосереджено на порівнянні витрат, запит на цінову пропозицію стане вам надійним помічником.

З чого складається запит на цінову пропозицію і як його написати

Опис: спершу детально опишіть, що вам потрібно, в тому числі товари, послуги, їхню кількість та інші особливі вимоги. Чим точнішим буде опис, тим легше постачальникам буде надати точні цінові пропозиції.
Кількість і доставка: зазначте точні обсяги потрібного товару. Напишіть усе про бажані умови доставки: коли, де і як.
Порядок оплати та критерії відбору: чітко окресліть свої очікування щодо вартості та порядку оплати. І не забудьте про критерії відбору.
Кінцевий термін подання заявки: щоб усе йшло за графіком, визначте чіткий термін, коли цінові пропозиції мають бути у вас на руках.
Редагування і розсилання: перш ніж надсилати запит, ретельно перевірте його на грамотність, зрозумілість і повноту.

Шукаєте велику бібліотеку з мільйонами ліцензійних зображень, відеороликів, аудіофайлів і векторів для своєї компанії чи проєкту? Перегляньте доступні плани й корисні функції від Depositphotos просто зараз.

Що таке запит на комерційну пропозицію (RFP)

Коли вам потрібно якнайшвидше розпочати співпрацю, слід із самого початку зібрати якомога більше інформації про потенційних підрядників. Особливо, якщо ваш проєкт складний, має багато етапів, вимог і деталей.

У такому разі найкращим рішенням стане запит на комерційну пропозицію. На відміну від цінового запиту, він є більш комплексним і дає змогу проаналізувати підхід постачальника, його досвід та здатність досягти цілей вашого проєкту. Вважайте, що запит на комерційну пропозицію — це поєднання інформаційного та цінового запитів.

З чого складається запит на комерційну пропозицію і як його написати

Вступ: почніть зі стислого огляду вашої організації та проєкту, поки не заглиблюючись у деталі.
Цілі та завдання: чітко сформулюйте свої цілі та опишіть, як виглядає успішний результат.
Деталі: тепер конкретизуйте, чого саме ви очікуєте від постачальника. Окресліть обсяг робіт: опишіть завдання, потрібні результати та терміни виконання.
Оцінка: опишіть, яким чином оцінюватимуться пропозиції, зазначте конкретні критерії чи коефіцієнти.
Інструкції: надайте чіткі інструкції щодо того, як і коли подавати пропозиції, й обов’язково зазначте свою контактну інформацію.
Доопрацювання: перед розсиланням переконайтеся, що ваш запит чітко сформульований і не містить двозначностей та помилок.

Дізнайтеся більше про цю тему в нашій статті: “Як написати запит на комерційну пропозицію і знайти ідеального партнера для проєкту”.

Ще кілька слів про запити на інформацію, цінову й комерційну пропозицію

Попри відмінності, запити на інформацію, цінову пропозицію та комерційну пропозицію мають у своїй основі багато спільного:

їх використовують в процесі закупівель;
вони спрямовані на вибір найкращого постачальника чи виконавця;
вони вимагають чіткої та детальної інформації;
вони включають терміни подачі заявок.

Водночас розуміння відмінностей між ними допоможе правильно вибрати потрібний запит для проведення закупівель.

Мета: запит на інформацію (RFI) — збір інформації; запит на цінову пропозицію (RFQ) — отримання інформації про ціни; запит на комерційну пропозицію (RFP) — отримання детальних пропозицій.

Складність: RFI — загальний запит; RFQ — прості та зрозумілі вимоги; RFP — складні та детальні вимоги.

Фокус: RFI — можливості та послуги; RFQ — ціна; RFP — ціна, підхід та можливості.

Застосування: RFI — під час вивчення варіантів; RFQ — коли вимоги чітко визначені; RFP — коли проєкт потребує детального планування.

Сфери:

Запит на інформацію (RFI) зазвичай використовують у сферах з динамічними технологіями на кшталт ІТ та телекомунікацій, щоб не відставати від нових розробок та інновацій.
Запит на цінову пропозицію (RFQ) часто використовують у виробництві, будівництві та роздрібній торгівлі для закупівлі стандартизованих товарів і послуг, де цінова конкуренція є основним фактором.
Запит на комерційну пропозицію (RFP) широко використовують в урядовому секторі, сфері охороні здоров’я та великому бізнесі для проєктів, що потребують комплексних рішень та значних інвестицій.

Шукаєте креативні рішення, які допоможуть заощадити час? Оптимізуйте свій робочий процес за допомогою нашого ШІ-генератора, розробленого для створення комерційно безпечних зображень для будь-яких творчих проєктів.

Як створити ґрунтовний і дієвий запит

Хочете, щоб ваші запити не залишалися без уваги й привертали найкращих постачальників? Ось п’ять кроків, завдяки яким запити принесуть результат:

Залучайте стейкхолдерів. Із самого початку залучіть до процесу ключових учасників проєкту. З їхніми коментарями ви зможете скласти докладний список вимог і точно нічого не пропустите.
Пишіть зрозуміло. Відмовтеся від жаргону. Нехай ваша мова буде простою і зрозумілою. Чітка комунікація — ключ до точних і релевантних відповідей.
Дотримуйтеся прозорості. Розкрийте всі карти: зазначте свої критерії відбору та опишіть процес прийняття рішень. Така прозорість зміцнює довіру потенційних постачальників і дозволяє їм краще зрозуміти ваші очікування.
Користуйтеся довідковими матеріалами. Не вигадуйте велосипед — користуйтеся нашими порадами. Так ви забезпечите узгодженість і заощадите дорогоцінний час. Завжди краще мати хоч якийсь план, аніж починати з нуля. Це допомагає підійти до складання запитів професійно та організовано.
Контролюйте процес. Відправивши запит, не сидіть склавши руки й не чекайте. Зв’яжіться з постачальниками — можливо, їм потрібно уточнити якісь питання. Заохочуйте їх надавати своєчасні й детальні відповіді.

Резюме

Запити до постачальників — на інформацію, на цінову та комерційну пропозиції — ваші маленькі помічники в напруженому діловому світі. Але як вибрати потрібний? Усе залежить від складності проєкту та ваших кінцевих цілей.

Розуміючи подібності та відмінності між цими інструментами — і знаючи, як їх складати, — ви легко оптимізуєте процес закупівель і забезпечите собі успішний результат. Озброївшись цими знаннями й порадами фахівців, ви будете готові до всього і з упевненістю візьметеся за наступний проєкт.

Тож нехай від пропозицій не буде відбою!

Відкрийте для себе джерело високоякісних зображень, векторів, відео, музики та звукових ефектів. Depositphotos — ваш надійний постачальник ліцензійного контенту. Від окремих файлів і пакетів до цілої бібліотеки — тут ви завжди знайдете саме те, що треба.

Зв’яжіться з нами