10 найкращих інструментів управління проєктами у 2023 році

Хочете відкрити сімейний бізнес? Працюєте менеджером у корпорації? Маєте кілька персональних проєктів, які треба завершити одночасно? У кожній з цих ситуацій правильні інструменти управління проєктами дозволять заощадити час і отримати кращі результати.

Найпростішим інструментом для менеджера проєкту є паперовий блокнот, в якому він може записувати завдання, імена відповідальних за них людей, терміни виконання та статуси завдань. Однак сучасні цифрові платні й безкоштовні інструменти управління проєктами надають набагато більше можливостей, ніж звичні блокнот і олівець.

Чому інструменти управління проєктами важливі? У цій статті ви знайдете відповідь на це питання та дізнаєтесь про найкращі рішення для індивідуальної та командної роботи у 2023 році.

Найкращі інструменти управління проєктами

Програми, які використовують менеджери та їхні команди, можуть відрізнятися залежно від специфіки роботи. Деякі онлайн-інструменти управління проєктами орієнтовані на злагоджену співпрацю в команді, тоді як інші допомагають контролювати графіки або розподіляти ресурси компанії. У наведеному нижче списку ми зібрали 10 найкращих інструментів управління проєктами, які є найбільш універсальними та корисними для менеджерів у наш час.

1. Trello

простий інструмент для спільної роботи над проєктом
є безкоштовна й пробна версія; від $5 за користувача/місяць

Ключові особливості: різні формати відображення проєктів, автоматизація робочого процесу, шаблони, інтеграції

Trello — один з найпопулярніших інструментів для управління проєктами, який найкраще підходить для співпраці в малих та середніх командах. Ця платформа має інтуїтивно зрозумілий інтерфейс і дозволяє створювати списки, дошки та картки з описами завдань. Також у Trello можна ділитися документами та спілкуватися всередині команди. Серед недоліків — обмежена кількість інструментів для створення звітів і складність управління великою кількістю проєктів одночасно.

2. Asana

найкращий інструмент для організації проєктів
доступна безкоштовна версія; від $10,99 за користувача/місяць

Ключові особливості: ШІ для бізнес-рішень, конструктор робочого процесу, відображення часової шкали, дошки, календар, інтеграції, звітність, постановка цілей, форми, автоматизація

Asana є одним з найкращих інструментів для управління проєктами, котрий використовують як невеликі компанії, так і великі корпорації. Ця платформа призначена для командної взаємодії, відстеження завдань і планування роботи. Однією з її переваг є функція кастомізації проєктів, а також можливість запрошувати необмежену кількість гостей для перегляду проєктів. Asana чудово підходить для тих, хто працює над багатьма проєктами одночасно, а її інтерфейс простий і зрозумілий. Платформа також підтримує інтеграцію з іншими інструментами, які використовують у роботі, наприклад, календарями.

3. Jira

популярний інструмент управління проєктами за методикою Agile
доступна безкоштовна версія; від $7,75 за користувача/місяць

Ключові функції: скрам- і канбан-дошки, дорожні карти, відображення часової шкали, звіти та інсайти, співпраця та комунікація

Jira — один із гнучких інструментів для управління проєктами, котрий підходить для компаній будь-якого розміру. Ключовою перевагою цієї платформи є можливість інтеграції як з інструментами Atlassian Group, так і зі сторонніми платформами. Також ви можете налаштувати функціонал Jira для своєї команди. Ця платформа дозволяє створювати завдання та відстежувати прогрес і дедлайни у форматі інформаційної панелі. Ще однією перевагою є унікальна та зручна навігація, яка значно економить ваш час. Недоліком інструменту є обмежені можливості для управління ресурсами та звітності.

4. Microsoft Project

ефективний інструмент для управління проєктами
доступна безкоштовна версія; від $10 за користувача/місяць

Ключові особливості: різні формати відображення проєктів, управління ресурсами, інтеграція із застосунками Microsoft 365, дорожні карти, звіти, спільна робота

У Microsoft є кілька інструментів управління проєктами, але саме Microsoft Project дозволяє використовувати переваги всіх, поєднуючи потрібні вам функції. Платформа інтегрується з продуктами Microsoft для командної роботи або аналітики (включаючи Teams, Outlook і Power BI), а також Slack, Google Calendar і багатьма іншими. Перевагою інструменту є його спрямованість на конкретний проєкт, а також функції для управління ресурсами та бюджетного планування. Ще один аргумент на користь Microsoft Project — наявність діаграми Ганта й індивідуальне відображення прогресу у форматі інфографіки.

5. Basecamp

інструмент управління проєктами для стартапів, фрілансерів та невеликих команд
безкоштовна пробна версія; від $15 за користувача/місяць

Ключові особливості: односторінкова інформаційна панель, комунікація та співпраця, списки завдань, зберігання файлів, планування, звіти, автоматизація робочого процесу

Якщо ви шукаєте інструменти та способи управління проєктами для невеликої команди або тільки робите перші кроки в бізнесі, Basecamp може стати для вас бюджетним та ефективним рішенням. Вартість використання цієї платформи залежить від ваших потреб — чим менше функцій вам необхідно на даний момент, тим менше ви платите. Basecamp простий у навігації та ґрунтується на електронних дошках. Його головні функції включають планування завдань за допомогою календарів, створення списків справ на базі основних проєктів, зручне відстеження дедлайнів, моніторинг перешкод і спільну роботу команди.

6. Monday.com

простий інструмент управління проєктами
доступна безкоштовна версія; від $8 за користувача/місяць

Ключові особливості: зберігання та упорядкування файлів, дошки, комунікація та співпраця, інтеграція, автоматизація, форми для спільного доступу, відстеження термінів, різні формати відображення проєктів, аналітика та звітність.

Monday.com — ще один простий у використанні інструмент управління проєктами для команд, які працюють віддалено. Перевагою цієї платформи є бібліотека шаблонів для проєктів (кастомні дашборди). Monday.com також пропонує автоматизацію робочого процесу, що буде корисно для команд, які мають регулярні повторювані завдання. Крім того, менеджери можуть створювати сценарії виконання проєктів із вказівками, яке завдання буде поставлене після попереднього. Такий підхід дозволяє прискорити роботу. Інформацію про проєкт можна переглядати в різних форматах залежно від вашої ролі в команді.

7. Notion

найкращий інструмент управління проєктами для креаторів
доступна безкоштовна версія; від $8 за користувача/місяць

Ключові особливості: API, інформаційні панелі активності, управління бюджетом, співпраця та комунікація, шаблони, управління документами, відстеження етапів, звітність, планування, конструктор робочих процесів

Notion є одним зі зручних інструментів управління проєктами для агенцій, невеликих команд та незалежних креаторів, але він також пропонує рішення для підприємств. Цей інструмент дозволяє зберігати дані про ваші проєкти, створювати дошки, додавати ключові дані про них до календаря та переглядати терміни виконання проєктів. Notion найкраще підходить для роботи над невеликою кількістю творчих проєктів та зберігання документів в одному місці. Платформа пропонує зрозумілу навігацію й інструменти для співпраці з членами команди. Остання версія Notion працює на основі штучного інтелекту. Наприклад, платформа може запропонувати вам спосіб розділити велике завдання на частини.

8. ClickUp

найкращий інструмент управління проєктами для віддаленої роботи
доступна безкоштовна версія; від $5 за користувача/місяць

Ключові особливості: ШІ, управління завданнями, документація, постановка цілей, дошки, дашборди, комунікація та співпраця, шаблони, інтеграції, автоматизація, звітність

ClickUp пропонує програму для управління проєктами, яка охоплює всі сфери командної роботи, включаючи постановку спільних цілей і розподіл їх на завдання, миттєву комунікацію, моніторинг ресурсів і упорядкування всіх робочих документів. Цей хмарний сервіс орієнтований на команди, які працюють віддалено й використовують Agile-підхід. Проєктний простір ClickUp легко налаштовується. За допомогою цього інструменту ви можете проводити мозкові штурми, використовуючи функцію віртуальної дошки, а також працювати з класичними дошками завдань, щоб відстежувати прогрес команди. Платформа також забезпечує інтеграцію з Dropbox, Slack, HubSpot, Figma, G Suite та іншими інструментами управління проєктами.

9. Wrike

інструмент управління бізнесом, що розвивається, та корпоративними проєктами
доступна безкоштовна версія; від $9,80 за користувача/місяць

Ключові особливості: дашборди, автоматизація, перехресні теги, дошки канбан, планування проєктних ресурсів, діаграми Ганта, кастомні елементи, динамічні форми запитів, інтеграції

Wrike часто включають до переліку найкращих онлайн-інструментів для управління проєктами завдяки його нагородам та високому рівню задоволеності клієнтів. Платформа чудово підходить для команд і компаній будь-якого розміру, враховуючи її гнучкість та можливості кастомізації, а також вибір планів, які вона може запропонувати. У Wrike ви знайдете функції, які роблять моделювання та управління завданнями, бюджетування та звітність майже автоматизованими. Великою перевагою цього інструменту є високий рівень безпеки даних, управління портфоліо, функції перехресних тегів для проєктів і визначення етапів затвердження для завдань. Wrike пропонує понад 400 інтеграцій, проте він не підтримує офлайн-доступ.

https://www.youtube.com/watch?v=cCOkg9Ka7cA&ab_channel=Wrike

10. Zoho Projects

найкращий інструмент управління часовими рамками проєкту
доступна безкоштовна версія; від $4 за користувача/місяць

Ключові особливості: розширене управління завданнями, налаштування, командна робота, автоматизація, тайм-менеджмент, діаграми та звіти, адміністрування користувачів, інтеграції, імпорт

Zoho Projects — один зі зручних інструментів для команд, які працюють над кількома проєктами. Він дозволяє користувачам створювати завдання та підзавдання, налаштовувати алгоритми робочого процесу, автоматизувати планування проєктів та організовувати проєктну документацію. Ви можете переглядати проєкти у форматі діаграми Ганта і застосовувати розрахунок витрат для членів команди, які працюють над кількома проєктами одночасно. Також ви можете заощадити час, створюючи шаблони проєктів. Ключовою перевагою Zoho Projects є доступна цінова політика, навіть якщо мова йде про передові рішення для великих компаній.

На що варто звертати увагу у програмах управління проєктами

Що таке програми управління проєктами? Це інструменти, які дозволяють вашій команді ефективно працювати. Зокрема, вони допомагають комунікувати, планувати виконання проєктів та підтримувати порядок (зберігати робочу документацію в одному місці, створювати сценарії та управляти ресурсами).

Ви можете знайти універсальні рішення, які забезпечать базові функції, а також більш спеціалізовані, такі як інструменти планування управління проєктами або інструменти для кращої співпраці.

Щоб отримати загальне уявлення про функціональні можливості сучасних платних і безкоштовних онлайн-інструментів для управління проєктами, розглянемо їхні ключові функції:

Постановка і коригування завдань;
Список справ, дошки завдань (канбан), робота з календарями або діаграмами Ганта;
Комунікація та співпраця через коментарі, особисті та групові повідомлення, відеодзвінки та онлайн-конференції;
Відстеження робочого часу та виставлення рахунків;
Звітність щодо статусу проєкту та роботи команди в цілому;
Інтеграція з іншими хмарними інструментами (для аналітики, планування або управління ресурсами);
Управління ресурсами;
Використання ШІ для планування роботи (наприклад, автоматизований розподіл завдань, встановлення дедлайнів або поділ великих завдань на менші).

Вибір найкращої програми для управління проєктами залежить від потреб вашої команди та сфери діяльності. Якщо це ваш перший досвід роботи з онлайн-інструментами управління проєктами, виграшною стратегією може бути тестування найпопулярніших та найуніверсальніших рішень на ринку.

Знайдіть більше порад з покращення навичок менеджменту у нашій статті “Пастка продуктивності: як перестати намагатися все встигнути”.

Види інструментів управління проєктами

1. Інструменти управління завданнями

Управління завданнями включає створення проєктів, постановку цілей і завдань, призначення завдань певним членам команди, визначення дедлайнів, а також обмін документами та коментарями. У деяких випадках управління завданнями включає не тільки планування роботи, а й ширше коло обов’язків: управління ресурсами, збір аналітики та звітності, а також співпрацю. Більшість інструментів, про які ми згадували в цій статті, можна назвати інструментами управління завданнями.

Приклади популярних інструментів управління завданнями

Trello, Jira, Todoist, Wrike, Smartsheet та Wunderlist — це інструменти, які переводять управління завданнями у цифровий формат і допомагають зберігати все, що стосується виконання ваших проєктів (цілі, деталі завдань, посилання, референси, списки відповідальних осіб, дедлайни та робочу документацію) в одному місці.

2. Інструменти комунікації та співпраці

Майже над кожним робочим проєктом працює більше однієї людини. Крім того, деякі проєкти вимагають онлайн-залучення сторонніх експертів, клієнтів або фрілансерів.
Інструменти комунікації дозволяють спілкуватися в чаті або проводити онлайн-зустрічі з колегами, партнерами чи будь-ким іншим. А інструменти співпраці призначені для спільної роботи над проєктами, редагування робіт один одного, коментування в ході роботи та швидкого оновлення робочих документів.

Приклади популярних інструментів комунікації та співпраці

Якщо говорити про приклади інструментів управління проєктами з продуманим функціоналом для спільної роботи, то Slack, Basecamp, G Suite, Office 365, Trello та Yammer є одними з лідерів індустрії. Для простої співпраці над проєктом буде достатньо месенджера, за допомогою якого ви зможете обмінюватися документами або організовувати групові дзвінки. Однак не кожна платформа є достатньо захищеною для обміну конфіденційною інформацією. Серед більш безпечних рішень — Microsoft Teams, Zoom, Flock та Discord.

3. Інструменти планування та управління часом

Інструменти управління проєктами можуть включати функції для планування завдань, що є основним способом автоматизації робочого процесу. Планування завдань може бути прямим і простим (коли ви ставите завдання з дедлайном) або містити взаємозалежності. Більшість інструментів, які використовують менеджери, також пропонують налаштування нагадувань для виконавців завдань. Ця функція надзвичайно важлива, якщо ваша команда працює над кількома проєктами одночасно.

Інструменти тайм-менеджменту дозволяють вам поставити велике завдання, яке потім розбивається на менші завдання для членів команди. Вони повинні виконати їх за кілька днів або тижнів з власними дедлайнами. Деякі платформи можуть запропонувати підтримку на основі штучного інтелекту.

Приклади ефективних інструментів планування та управління часом

Якщо управління часом на рівні команди є важливою частиною вашої роботи, спробуйте GanttPro, TimeCamp, Airtable, Wrike, Clockify, Time Doctor або Trello. Хоча ці інструменти не спрямовані виключно на планування або управління часом, вони все одно мають розширений функціонал.

4. Інструменти управління ресурсами

Інструменти, які використовують в управлінні проєктами продуктові команди, а також середній і великий бізнес, повинні містити функції для планування та відстеження розподілу ресурсів. До переліку завдань менеджера виробничої або цифрової продуктової компанії входить управління фінансовими, товарно-матеріальними, нерухомими, інтелектуальними та іншими ресурсами, що належать компанії.
Іноді планування ресурсів стосується питань накопичення або придбання ресурсів на майбутнє (наприклад, комп’ютерних програм, обладнання, наймання нових спеціалістів). У таких випадках менеджер також звертається до аналітики для прийняття рішень.

Приклади інструментів управління ресурсами та їхні ключові особливості

Залежно від сфери бізнесу та вашої ролі в ньому є сенс використовувати більш галузеві інструменти. Однак, щоб з чогось почати, розгляньте найуніверсальніші рішення в контексті управління ресурсами: Mavenlink, Clarizen, LiquidPlanner, Paymo, NetSuite і Teamdeck.

5. Інструменти звітності та аналітики

Звітність — важлива частина роботи менеджерів та членів команди. Однак звіти та аналітика щодо ефективності роботи команди, використання ресурсів компанії та багатьох інших аспектів відрізняються за рівнем складності.

Порівнюючи інструменти управління проєктами, можна дійти висновку, що більшість платформ пропонують динамічні дані про проєкти у вигляді дощок та діаграм Ганта. Якщо вам цього недостатньо, обирайте інструменти, які дозволяють інтегрувати відомі інструменти аналітики (Python, Apache Spark, Microsoft Power BI або Tableau).

Ефективні інструменти звітності та аналітики в управлінні проєктами

Monday.com, Height, Kintone та Hub Planner — це інструменти для відстеження управління проєктами, які дозволяють бачити інфографіку на основі того, що відбувається у ваших проєктах. Ви можете легко експортувати дані, щоб використовувати їх у своїх щомісячних і річних звітах та презентаціях.

Ви — креатор, який працює над кількома проєктами? Знайдіть більше ідей, як підвищити продуктивність у нашій статті “Як увійти у стан творчого потоку, щоб розкрити свій потенціал”.

Як вибрати програму управління проєктами

Як бачите, існує безліч інструментів управління проєктами. До того ж у кожній категорії, яку ми описали вище, є багато варіантів, які на перший погляд здаються дуже схожими. Однак деякі інструменти управління проєктами й завданнями більше підходять для фрілансерів, ніж для менеджерів великих команд. Крім того, популярні інструменти управління проєктами можуть коштувати значно дорожче, ніж рішення від стартапів, які, своєю чергою, можуть бути більш прогресивними й зручними. І є багато інших нюансів, які варто врахувати.

Щоб уникнути помилок при виборі інструмента управління проєктами, радимо дотримуватися наступних кроків:

Крок 1. Зрозумійте, навіщо вам потрібен інструмент управління проєктами

Визначте свої цілі. Основні інструменти управління маркетинговими проєктами дозволяють управляти завданнями, планувати роботу і ресурси, спілкуватися з командою й клієнтами, розраховувати робочий час та впорядковувати робочі документи. Також треба визначити, зі скількома людьми вам потрібно спілкуватися за допомогою інструмента.

Крок 2. Проаналізуйте, які програми управління проєктами доступні на ринку

Виходячи зі своїх потреб, складіть список інструментів управління проєктами, які пропонують необхідні вам функції та інтеграцію. Зверніть увагу на відгуки про обрані вами інструменти, зокрема відгуки команд, схожих на вашу, або компаній, що працюють у тій самій сфері.

Крок 3. Протестуйте платні або безкоштовні онлайн-інструменти управління проєктами

Використовуйте безкоштовні або пробні версії програм. Ми рекомендуємо перевірити їх самостійно, щоб оцінити зручність та функції. Якщо ви шукаєте рішення для управління великою кількістю проєктів або у вашій компанії є кілька спеціалізованих команд, спочатку протестуйте обраний інструмент з одним проєктом і невеликою командою. Враховуйте, що деякі інструменти управління проєктами для малого бізнесу — не найкращий вибір для управління великими командами та кількома проєктами.

Крок 4. Оберіть план або підписку відповідно до свого бюджету

Кожен інструмент, про який ми згадували, має кілька варіантів підписки. Зазвичай ціна визначається функціоналом, обсягом хмарного сховища для ваших проєктів та кількістю користувачів. Підписка зазвичай річна. Розрахуйте, який план впишеться у ваш бюджет, і не соромтеся звертатися до менеджерів за спеціальною ціновою пропозицією або знижкою. Зауважте, що найкращі безкоштовні інструменти для управління проєктами та безкоштовні плани можуть підійти і вам. Особливо, якщо ваша команда невелика.

Крок 5. Оцініть інструменти управління проєктами, які ви використовуєте

Через певний час важливо оцінити, чи приносять користь вашій команді, компанії та вам особисто (якщо ви шукали рішення для індивідуального використання) обрані інструменти управління проєктами. Це може бути місяць, конкретний період реалізації проєкту або рік. Якщо помітного впливу на ефективність вашої роботи немає, подумайте про інше рішення.

Поширені запитання

Які програми використовують менеджери проєктів?

Проєктні менеджери використовують платформи, які допомагають їм планувати роботу команди, спілкуватися з командою та клієнтами, підтримувати проєктну документацію в порядку, а також рахувати години та ресурси, витрачені на виконання завдань. Найпоширеніші інструменти для управління проєктами, такі як Asana, Jira, Trello, Basecamp та Zoho Projects, пропонують функції для кожного аспекту роботи менеджера.

Що роблять програми управління проєктами?

Інструменти управління проєктами пропонують функції для спільної роботи та спілкування в команді, планування роботи, встановлення дедлайнів, мозкового штурму, відстеження робочого часу, звітності щодо проєктів та зберігання робочих файлів у хмарах.

Які функції найважливіші для програм управління проєктами?

Найважливішими функціями інструментів управління проєктами є управління завданнями та звітування про прогрес, відображення дошки завдань, планування дедлайнів та автоматизація робочого процесу за допомогою шаблонів завдань, робоча комунікація й співпраця, управління матеріальними та нематеріальними ресурсами команди, а також інтеграція з іншими інструментами команди, такими як календарі або сервіси електронної пошти.

Яка найпростіша програма управління проєктами?

Найпростіші інструменти управління проєктами призначені для особистого використання або для простих завдань (один користувач або один проєкт). Чим більше функцій ви маєте, тим дорожче і складніше інструмент. Досить простими є безкоштовні підписки на відомі сервіси (такі як Microsoft Project, Monday.com і Notion). Найпростіша форма програми для управління проєктами — текстові редактори, в яких ви можете створювати списки справ.

У чому головна перевага програм управління проєктами?

Цифрові інструменти управління проєктами допомагають компаніям та організаціям покращити взаємодію між членами команди, частково автоматизувати роботу (постановка робочих завдань, планування, звітність), організувати робочу документацію та працювати з великою кількістю співробітників віддалено.

Хто використовує програми управління проєктами?

Інструменти управління проєктами в основному використовують менеджери, які відповідають за корпоративні ресурси та команди, а також члени їхніх команд. Фрілансери можуть використовувати програми управління проєктами для впорядкування роботи над різними проєктами та для різних клієнтів. Деякі платформи управління проєктами (наприклад, календарі: Google Calendar, Cozi або Timetree) орієнтовані на повсякденні потреби людей у плануванні не лише робочих, а й життєвих справ.

Яка найкраща програма управління проєктами для невеликих креативних команд?

Невеликі креативні команди рідко потребують потужних інструментів аналітики та звітності, і вони зберігають набагато менше інформації, ніж великі корпорації, що працюють у банківській, виробничій чи логістичній сферах. Водночас для креаторів важлива зручність і гнучкість. Прикладами програм управління проєктами для невеликих креативних команд є ClickUp, Notion, Monday.com та Infinity.

Резюме

Яка програма управління проєктами є найкращою? Щоб відповісти на це питання, необхідно визначитися, навіщо вам потрібне програмне забезпечення для управління проєктами й скільки людей працює над ними. Не забудьте взяти до уваги специфіку ваших завдань і підхід до роботи.

Критерії, за якими ви можете вибрати інструмент управління проєктами, включають зручність інтерфейсу, інтеграції, а також функції автоматизації звітності та планування.

Який би інструмент ви не обрали, говорити про його ефективність у перші дні використання зарано. Протестуйте інструмент на невеликих завданнях і командах, масштабуйте рішення, якщо воно виявиться успішним, і проаналізуйте, наскільки покращилася якість і швидкість командної роботи наприкінці певного періоду часу.